I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки.

Тема «Письменное общение и деловая переписка»

(Длительность: 2 часа)

План лекции:

I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки.

II. Виды официальной корреспонденции.

III. Требования, предъявляемые к деловой корреспонденции.

IV. Общие правила дизайна официальной (деловой) корреспонденции.

V. Работа с деловой корреспонденцией.

Общение - непростой процесс взаимодействия меж людьми, заключающийся в обмене информацией, также в I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. восприятии и осознании партнерами друг дружку.

Деловое общение - это непростой многоплановый процесс развития контактов меж людьми в служебной сфере, в каком происходит обмен деятельностью, информацией и опытом. Его участники выступают в официальных статусах и нацелены на достижение цели, определенных задач.

Деловое общение представляет собой широкий спектр I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. разновидностей письменного и устного общения. Устное деловое общение представлено деловыми беседами и переговорами, встречами, консультациями и т.д. Письменное деловое общение – общение средством документов, фиксирующих социально-правовые дела (договоры, договоры, соглашения, деловые письма). Письменное деловое общение отличается от других видов делового общения тем, что протекает в письменной форме.

Письменное общение – это I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. документальное фиксирование инфы. Письменный документ выступает как инструмент деловых отношений. Но он делает и другие функции — отбора и представления инфы, передачи инфы на расстояние, скопления и хранения инфы, подтверждения (по мере надобности может служить свидетельством в судопроизводстве), учета (с реквизитами, позволяющими идентифицировать информацию), планирования (при ведении сложных I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. и трудозатратных дел).

Достоинства письменных сообщений:

Недочеты письменного общения:

В отличие, к примеру, от телефонного разговора получатели письменных сообщений не могут в срочном порядке востребовать пояснения либо дополнительной инфы. Потому Ваше письменное сообщение I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. должно быть ясным и исчерпающим. Пытайтесь предвосхитить возможные вопросы и объяснить все то, что получатели навряд ли усвоют по другому.

Чтоб приготовить не плохое письменное сообщение Вам будет нужно время не только лишь на то, чтоб сконструировать свои мысли, да и на I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. то, чтоб хорошо их оформить в согласовании с принятыми правилами. Не считая того, фактически каждый вид письменных сообщений востребует определенных издержек на бумагу, дизайн, типографские работы либо ксерокопирование, услуги почтовой рассылки и т.д.

Письма очевидно не годятся для неотложных I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. сообщений, так как на их доставку уходит определенное время. Как отправитель, Вы не всегда понимаете, прочел ли адресат Ваше письмо. Когда важен резвый ответ, лучше рассматривать комбинацию телефон плюс факс либо электрическая почта.

I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки.

Деловая переписка – это письменная форма деловой коммуникации I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки., которая обхватывает хоть какое письмо либо другую форму корреспонденции, которая направляется хоть каким официальным лицом от его имени и в силу занимаемого им поста [1].

Принципы культуры деловой переписки [2]

Культура деловой переписки определяется такими принципами, как:

- лаконизм;

- информационная достаточность;

- литературный язык, внедрение официально-делового стиля;

- логика и последовательность изложения;

- ясность и I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. недвусмысленность сообщения;

- соблюдение этикета.

Деловая либо официальная переписка имеет дополнительные специальные стороны, игнорировать которые неприемлимо [2]:

- формализация письма (входящий и исходящий номер, заглавие организации, указание должностного лица, даты отправки);

- ссылка на действующие правовые и юридические нормы;

- внедрение предусмотренных законом экономических, административных, денежных санкций за невыполнение контракта;

- соответствие этическим нормам письменного I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. общения.

II. Виды официальной корреспонденции [1, 2].

Официальная корреспонденция делится на 3 главных вида:

1. Официальная переписка меж муниципальными органами разных государств, посольствами и зарубежными представительствами (меморандумы, верительные грамоты). Этот вид корреспонденции употребляется в дипломатичной практике.

2. Деловые (коммерческие, хозяйственные, трудовые) письма, имеющие официальный нрав и обширно используемые при организации деловых контактов меж I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. предприятиями, организациями и органами власти.

Деловые письма лучше строить по таковой схеме: внимание – энтузиазм – просьба – действие

Пример:

- внимание («Уважаемый (ая)…. Хотелось бы сказать Вам нечто увлекательное (принципиальное) …»);

- энтузиазм («Мы предлагаем вам то, что может значительно сделать лучше вашу жизнь»);

- просьба («Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя бы … в великодушное, патриотическое дело I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки.…»);

- действие («Мы призываем Вас присоединиться к тыще хороших людей»).

3. Служебные письма как неотъемлемый элемент внутрифирменного управления организацией. Они включают письма, служебные, пояснительные и докладные записки, телеграммы, факсы, электрическую почту и другие формы передачи инфы.

Не считая того официальную корреспонденцию принято подразделять на 2 вида:

- входящую (получаемую организацией от собственных I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. деловых партнёров, поставщиков и др);

- исходящую (формируется конкретно в организации и направляется во внешнюю среду).

Хоть какой вид официальной корреспонденции готовится обычно на языке адреса. Но в ближнее зарубежье (страны СНГ) можно направлять корреспонденцию на российском языке, т.к. в почти всех русских республиках вместе с государственным языком употребляется российский язык I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. (Украина, Белоруссия, Казахстан, Таджикистан). В далекое зарубежье необходимо писать письма на британском языке. В качестве интернациональных языков ООН признаны германский, французский, китайский, испанский и российский.

III. Требования, предъявляемые к деловой корреспонденции [1, 4].

1. Одно из основных требований к деловому письму – оно должно быть не длинноватым. Не нужно огромное количество причастных и I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. деепричастных оборотов, местоимений и прилагательных, недопустимы риторические вопросы.

2. Письмо должно отражать особенность создателя, отдела либо компании, где он работает.

3. Подтверждения, приводимые в деловой корреспонденции, подкрепляются важнейшими фактами и цифрами, списки которых могут даваться в приложении.

4. Текст делового письма следует разделять на абзацы. Обычным считается, если абзац содержит I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. 2-3 предложения.

5. Деловое письмо обычно носит определённый нрав и посвящается одному вопросу, содержание которого следует подчинить достижению решения (заключению сделки, изложению делового предложению, передаче инфы).

6. Задержка с ответом, допущенная ошибка, некорректность должны повлечь за собой извинительные просьбы.

7. Сущность просьбы, предложение критерий для сотрудничества необходимо излагать в доступной форме и логической последовательности I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки..

IV. Общие правила дизайна официальной (деловой) корреспонденции [1, 2].

При оформлении официальной (деловой) корреспонденции следует соблюдать правила:

- служебные письма пишутся на чистом бланке либо листе бумаги лишь на лицевой стороне;

- воззвание, дата, подпись, дата – это неотклонимые позиции, которые содержит официальная корреспонденция;

- не принято писать длинноватые письма (более 1 странички);

- если письмо больше I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. одной странички, то в конце каждого следующего листа необходимо поставить «продолжение следует»;

- любая страничка, не считая первой, нумеруются арабскими цифрами;

- служебные письма набираются на компьютере;

- исходящая информация официального нрава не должна содержать каких-то рукописных пометок, в тексте не допускаются исправления;

- конверты должны быть соответственного размера;

- на телеграфный либо факсимильный I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. запрос нужно дать ответ до истечения 3 дней, на письмо – до 10 дней. Если запрос просит детализированного рассмотрения, то в течение трёх дней следует сказать деловому партнёру либо его ассистенту (секретарю), что письмо принято к сведению и неувязка изучается.

V. Работа с деловой корреспонденцией [2, 3].

Управляющий организации либо подразделения должен раз в I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. день работать с деловой корреспонденцией по другому деятельность организации будет неэффективной.

При всем этом можно иметь помощников, которые помогают работать с входящей и исходящей корреспонденцией.

Все документы, адресованные управлению и работникам компании подлежат регистрации в журнальчике регистрации входящей корреспонденции.

При приеме корреспонденции проверяется корректность адресования и целостность I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. упаковки. Неверно доставленная корреспонденция ворачивается почтовому отделению либо пересылается по предназначению.

Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату либо его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если календарный штемпель на I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. конверте должен служить подтверждением времени отправки либо получения данного документа либо если адресок отправителя указан лишь на конверте. Непременно сохраняются конверты с письмами претензионного нрава, также с воззваниями людей.

Поток входящих деловых бумаг в организации делится на 3 группы:

- 1-ая группа документов – это документы, требующие особых познаний и компетенции основных и I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. ведущих профессионалов среднего звена менеджмента; они проходят мимо директора;

- 2-ая группа документов – документы, попадающие к заместителю директора по функции, требующие подготовки решения в отделе либо службе, где готовятся решения; потом документы поступают на подпись к директору либо его заместителю;

- 3-я группа документов – принципиальная официальная корреспонденция, сходу попадающая к директору. По I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. ним управляющий должен принять решение в течение 2-3 дней; если управляющий в командировке, то ассистент должен его известить по мобильной связи.

Управляющий должен знакомиться с каждым поступившим документом, оценивать возникшую ситуацию, принимать решение, оформлять решение в виде резолюции.

Резолюция — это административное воздействие в виде надписи на управленческом I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. документе, определяющее ход выполнения работ и организующее деятельность исполнителей.

Главные правила подготовки резолюции:

1) в резолюции должно быть обозначено, кому направляется для выполнения документ, безадресная резолюция считается ошибочно оформленной;

2) документ следует навести одному исполнителю. Если письмо адресуется нескольким исполнителям, следует ставить индивидуальные задачки каждому исполнителю;

3) форма воззвания к исполнителю в резолюции должна быть I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки. корректной и соответствовать служебной этике;

4) метод решения задачки выбирается зависимо от должностного положения и квалификации исполнителя. Если исполнителю можно доверить самостоятельный выбор-способа решения, то в резолюции можно его не указывать. Если самостоятельный выбор метода решения задачки самим исполнителем нежелателен, следует конкретизировать, что и как он должен делать I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки.;

5) сроки выполнения задания не непременно указывать в резолюции, если в самом документе они указаны. Если в самом документе сроки не указаны, то резолюция без указания срока выполнения считается ошибочно оформленной;

6) резолюция обязана иметь реквизиты — дату и подпись.


i-poryadok-vipolneniya-laboratornoj-raboti.html
i-poslednyaya-151-chasto-zadavaemie-voprosi-151-stranica-32.html
i-poslevuzovskim-medicinskim-i-farmacevticheskim-obrazovaniem-v-sfere-zdravoohraneniya.html